Dlaczego zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów jest ważne?
W świetle regulacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, wszystkie objęte regulacją instytucje sektora prywatnego i publicznego zobligowane są do wdrożenia kanałów oraz procedur na potrzeby dokonywania i przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących nieprawidłowości oraz podejmowania działań wyjaśniających w odniesieniu do takich zgłoszeń.
Wymagane działania
Art. 9 Dyrektywy wymaga wdrożenia procedur i mechanizmów kontrolnych, które obejmują:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu
- potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych
- rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy
- zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów zgodnie z art. 10 Dyrektywy.
Kanały raportowania przez sygnalistów muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.
Jak możemy pomóc?
- szkolenia w zakresie metodyki zarządzania incydentami w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę
- wsparcie w tworzeniu lub aktualizacji programów zarządzania zgłoszeniami sygnalistów
- doradztwo w trakcie podejmowanych czynności wyjaśniających oraz, w razie potwierdzenia zaraportowanego incydentu, wsparcie w opracowaniu i wdrożeniu działań naprawczych.
