Skuteczne wdrożenie programu zarządzania zgłoszeniem sygnalisty może wydawać się trudne, jednak metodyczne podejście do tego procesu znacznie ułatwia sprawę.
Wszystko powinno rozpocząć się (zgodnie ze sztuką) od zaprojektowania oczekiwanego procesu biznesowego (operacyjnego), obejmującego:
✅ zmapowanie istniejących rozwiązań (jeśli są),
✅ określenie modelu docelowego w świetle ustawy o ochronie sygnalistów (tzw. TOM, czyli Target Operating Model),
✅ weryfikację ewentualnej luki pomiędzy sytuacją zastaną i docelową,
✅ zaplanowanie wdrożenia docelowego, bo nawet jeśli coś mamy, raczej nie ma tam informacji o możliwości zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, możemy przy tej okazji odświeżyć rozwiązanie zastane, np. o program zachęt dla zgłoszeń wewnętrznych lub rozszerzenie zakresu stosowania platformy dla sygnalistów o zgłoszenia prewencyjne,
⚙ ⚖ ✅ ➡ Dopiero po zaprojektowaniu rozwiązania docelowego, możemy przejść do fazy opisu tego procesu w „procedurze zgłoszeń wewnętrznych” – jako spisanej instrukcji obsługi zaprojektowanego modelu – oraz przeszkolenia osób przyjmujących lub analizujących zgłoszenia, np. z metodyki zarządzania działaniami następczymi, a także wszystkich pracowników w zakresie wymaganym ustawą.
Pamiętajmy zatem o poniższej sekwencji:
🔷 1️⃣ Proces operacyjny
🔷 2️⃣ procedura, jako opis procesu
🔷 3️⃣ szkolenia
✅ Przy okazji szkoleń oswajamy też użytkowników programu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów z platformą do rejestracji zgłoszeń, jeśli zdecydujemy się takową zastosować.
Warto rozważyć wdrożenie stosownej platformy, zwłaszcza w kontekście obowiązków zabezpieczenia informacji i danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Platforma będzie też naszą bazą danych w ramach mapowania procesu przetwarzania danych osobowych.
🔷 4️⃣ Jak już wszystko wdrożymy pamiętajmy też o okresie walidacji skuteczności wdrożenia (to czas na poprawki i optymalizację, rzadko pierwsza wersja działa zgodnie z intencją) oraz
🔷 5️⃣ Monitoringu compliance w okresie po zakończeniu walidacji, bo proces operacyjny bez nadzoru może zacząć żyć własnym życiem lub przedwcześnie zakończyć swoją operacyjną użyteczność.
